Trámites de Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras
Nuestros servicios a las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras son:
- Concepto de viabilidad para reconocimiento de Personería Jurídica.
- Expedición de Certificados de Existencia y Representación Legal
- Concepto de viabilidad para reformas de Estatutos.
- Servicio de educación informal (capacitaciones y talleres) y acompañamiento(asesoría).
A continuación, se encuentran los requisitos y forma de acceder a los anteriores servicios:
- Concepto de viabilidad para reconocimiento de personería jurídica para asociaciones de distritos de adecuación de tierras nuevos.
Los proyectos de Distritos de Adecuación de Tierras nuevos que cuenten con estudio de prefactibilidad o factibilidad viable, podrán solicitar concepto de viabilidad para la constitución de la Asociación de Usuarios de manera formal ante la Agencia de Desarrollo Rural – ADR.
Para lo anterior, se deberá radicar en la Unidad Técnica Territorial (consultar aquí) o en el siguiente correo: correspondencia@adr.gov.co
la siguiente documentación:
a. Formato de Solicitud de Personería Jurídica (Descargar formato) F-ADT-018 Solicitud Personería Jurídica
b. Solicitud escrita por parte del Representante Legal de la Asociación de Usuarios.
c. Acta de Asamblea de Constitución y elección de dignatarios.
d. Listado de usuarios o beneficiarios asistentes a la Asamblea General de Usuarios, con número de identificación y firmada por cada uno de ellos.
e. Estatutos firmados y constancia de su aprobación por la Asamblea de Usuarios.
f. Relación de usuarios con número de identificación y dirección de domicilio.
g. Registro General de Usuarios – RGU (Entrega en medio físico y magnético)
h. Estudio depre-factibilidad o factibilidad del proyecto, según establece la Ley, documento que, conforme a la normatividad vigente, certifica la viabilidad técnica, económica, ambiental y social del proyecto. (Artículo 21, Ley 41 de 1993).
i. Certificación del Fiscal legitimando que no existe ninguna inhabilidad, ni incompatibilidad de los integrantes principales y suplentes de la Junta Directiva.
j. Fotocopia de las cédulas de las personas elegidas para formar la Junta Directiva y del Fiscal o Revisor Fiscal.
k. Certificación expedida por el Fiscal o Revisor Fiscal, donde conste el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Estatutos que dan validez a las asambleas zonales (en el caso que tengan las mismas), especificando el quórum deliberativo requerido y los participantes en cada asamblea, en los casos donde se realizan asambleas zonales.
La Agencia verificará la inexistencia de antecedentes fiscales, penales y disciplinarios de los integrantes de la Junta Directiva, el Fiscal, el Revisor Fiscal, representante legal y del Gerente, elegidos.
Una vez determinada la viabilidad de la constitución de la Asociación de Usuarios, la Agencia emite el concepto favorable respectivo y remitirá la Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR la documentación completa de la futura Asociación de Usuarios para que el Ministerio proceda con el otorgamiento de la Personería Jurídica mediante la expedición de la Resolución de Reconocimiento respectiva.
2. Concepto de viabilidad para reconocimiento de personería jurídica para Asociaciones de Distritos de Adecuación de Tierras Existentes.
En los casos en que el Distrito de Adecuación de Tierras se encuentre construido de acuerdo con las Normas Técnicas Básicas para la Realización de Proyectos de Adecuación de Tierras y la Asociación de Usuarios NO cuente con Personería Jurídica por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR, se debe solicitar a la Unidad Técnica Territorial – UTT de la ADR correspondiente la realización de una visita de reconocimiento del distrito.
Para lo anterior, se deberá radicar únicamente en la Unidad Técnica Territorial correspondiente (consultar aquí) la siguiente documentación:
a. Formato de Solicitud de Personería Jurídica (Descargar formato) F-ADT-018 Solicitud Personería Jurídica
b. Solicitud escrita por parte del Representante Legal de la Asociación de Usuarios
c. Acta de Asamblea de Constitución y elección de dignatarios.
d. Listado de usuarios o beneficiarios asistentes a la Asamblea General de Usuarios, con número de identificación y firmada por cada uno de ellos.
e. Estatutos firmados y constancia de su aprobación por la Asamblea de Usuarios.
f. Relación de usuarios con número de identificación y dirección de domicilio.
g. Copia del Registro General de Usuarios actualizado (Entrega en medio físico y magnético, descargar formato). F-ADT-021 Actualización Formato RGU
h. Diligenciamiento de Formatos F-ADT-003 Reconocimiento de Distritos y F-ADT-026 Información Distritos de ADT e inventario para la verificación de la conveniencia técnica, económica, social y ambiental.
i. Certificación del Fiscal o Revisor Fiscal legitimando que no existe ninguna inhabilidad, ni incompatibilidad de los integrantes principales y suplentes de la Junta Directiva.
j. Fotocopia de las cédulas de las personas elegidas para formar la Junta Directiva y del Fiscal o Revisor Fiscal.
k. Certificación expedida por el Fiscal o Revisor Fiscal, donde conste el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Estatutos que dan validez a las asambleas zonales, especificando el quórum deliberativo requerido y los participantes en cada asamblea, en los casos donde se realizan asambleas zonales (Distritos de Gran Escala Únicamente).
Nota: Si la ADR producto de la visita de reconocimiento al Distrito existente determina que, el mismo cumple con los condiciones técnicas de un Distrito (cuenta con captación de agua con concesión de aguas vigente- bocatoma, embalse, pozo, tuberías o canales de conducción y distribución del recurso hídrico a cada uno de los predios, hidrantes, tomas prediales o compuertas en cada uno de los predios, y sistemas de riego a nivel predial), procederá a emitir concepto de viabilidad y remitirá al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural – MADR la documentación completa de la futura Asociación de Usuarios para que el Ministerio proceda con el otorgamiento de la Personería Jurídica mediante la expedición de la Resolución de Reconocimiento respectiva.
3. Certificaciones de existencia y representación legal.
La Agencia de Desarrollo Rural expide las certificaciones sobre la existencia y representación legal de las asociaciones de usuarios de distritos y proyectos de adecuación de tierras, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 41 de 1993 y el Decreto 1071 de 2015.
Este documento es realizado por solicitud del interesado y se hace una vez efectuado el reconocimiento de Personería Jurídica.
La ADR no expide Certificaciones de Asociaciones de Usuarios de Adecuación de Tierras que no cuenten con Resolución de Personería Jurídica del MADR.
Para la expedición del Certificado de Existencia y Representación Legal, se deberá radicar en la Unidad Técnica Territorial (consultar aquí) o en el siguiente correo: correspondencia@adr.gov.co
la siguiente documentación:
a. Formato de solicitud de certificación de existencia y representación legal (Descargar formato) F-ADT-019 Solicitud Certificaciones Asociaciones de Usuarios
b. Solicitud escrita de la certificación de existencia y representación legal.
c. Copia convocatoria de la Asamblea General de Usuarios, según los términos de los estatutos de la Asociación.
d. Copia del Acta de Asamblea General de Usuarios por medio de la cual se eligió la Junta Directiva actual y el Fiscal, debidamente firmada por el Presidente y Secretario Ad – Hoc de dicha reunión. En esta Acta se debe dejar constancia de que el Fiscal o Revisor Fiscal elegido no presenta ninguna inhabilidad o incompatibilidad para ejercer su cargo.
e. Copia listado de usuarios asistentes a la Asamblea General de Usuarios, con número de identificación y firmado por cada uno de ellos. (Verificación del quórum)
f. Listado de usuarios hábiles, firmado por el Fiscal o Revisor Fiscal de la Asociación de usuarios.
g. Copia de las cédulas de los integrantes de Junta Directiva y Representante Legal elegidos. Igualmente, que del Fiscal o Revisor Fiscal elegido.
h. Certificación del Fiscal o Revisor Fiscal de la asociación legitimando que no existe ninguna inhabilidad, ni incompatibilidad entre los integrantes de la Junta Directiva elegidos.
i. Copia del Registro General de Usuarios actualizado y en el formato dispuesto por la ADR.
j. Certificación expedida por el Fiscal o Revisor Fiscal, donde conste el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Estatutos que dan validez a las asambleas zonales, especificando el quórum deliberativo requerido y los participantes en cada asamblea, en los casos donde se realizan asambleas zonales.
k. Únicamente para Distritos de Mediana y Gran Escala: Copia del Acta de Junta Directiva en la cual se elige el Gerente como representante legal.
l. Únicamente para Distritos Mediana y Gran Escala: Soportes del Gerente electo (Hoja de vida, Soportes Académicos y de Experiencia y Tarjeta Profesional).
m. Únicamente para Distritos Mediana y Gran Escala: Soportes del Revisor Fiscal (Hoja de vida, Soportes Académicos y de Experiencia, Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores).
Los documentos descritos son revisados y si se ajustan a la normatividad vigente y a los estatutos que rigen a la respectiva asociación de usuarios, la Vicepresidencia de Integración Productiva y la Dirección de Adecuación de Tierras expiden la certificación correspondiente.
La Agencia verificará la inexistencia de antecedentes fiscales, penales y disciplinarios de los integrantes de la Junta Directiva, el Fiscal, el Revisor Fiscal, Representante legal y del Gerente, elegidos.
4. Concepto viabilidad de reforma de estatutos
Los Estatutos se constituyen en el reglamento o normativa de la asociación, con un contenido pactado entre todas las partes, con fuerza legal y una obligatoriedad en su cumplimiento. Además, cumplen un papel fundamental para delimitar los objetivos de la misma y para concretar y establecer su modelo organizativo.
La asociación de usuarios puede realizar cambios a los estatutos que rigen sus actuaciones, para lo cual debe hacer asamblea general de usuarios.
La reforma de estatutos aprobada no producirá efecto mientras no haya sido viabilizada por la Agencia y aprobada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, de acuerdo con lo establecido en la Ley 41 de 1993 y en la Resolución No .000501 del 28 de diciembre del 2018.
En consecuencia, la ADR verifica la validez de la reforma y emite el concepto de viabilidad correspondiente, el cual se remite al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para su aprobación mediante resolución.
La solicitud de aprobación de Reforma de Estatutos de las asociaciones debe ser realizada por el Representante Legal de la Asociación de Usuarios.
Para la expedición del concepto de viabilidad de la reforma de estatutos, se deberá radicar en la Unidad Técnica Territorial (consultar aquí) o en el siguiente correo: correspondencia@adr.gov.co
a. Formato de solicitud de reforma de estatutos (Descargar formato) F-ADT-020 Solicitud Reforma Estatutos
b. Solicitud del trámite para la reforma de estatutos, suscrita por el representante legal dela asociación de usuarios.
c. Copia de la convocatoria de la Asamblea General de Usuarios para reforma de estatutos.
d. Acta de Asamblea en la que conste la aprobación de la respectiva reforma firmada por el presidente Ad Hoc y el Secretario Ad Hoc, con el detalle de los artículos reformados, adicionados o suprimidos. El Acta debe ser firmada por todos los integrantes de la Junta Directiva.
e. Listado de asistencia a la asamblea general de usuarios firmado.
f. Listado de usuarios hábiles, firmado por el Fiscal o Revisor Fiscal de la asociación de usuarios.
g. Estatutos que incluyan todas las modificaciones introducidas, con las firmas del presidente Ad Hoc y el Secretario Ad Hoc de la asamblea general de usuarios en la cual fue aprobada la reforma de estatutos.
h. Mediana y Gran Escala: Certificación expedida por el Fiscal o Revisor Fiscal, donde conste el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Estatutos que dan validez a las asambleas zonales, especificando el quórum deliberativo requerido y los participantes en cada asamblea, en los casos donde se realizan asambleas zonales.
5. Servicio de educación informal (capacitaciones) y acompañamiento (asesoría)
La ADR brinda a las Asociaciones de Usuarios que lo soliciten un servicio de educación informal y acompañamiento en la prestación del servicio público de adecuación de tierras.
El servicio de educación informal corresponde a capacitaciones y talleres sobre diferentes temas relacionados con la prestación del servicio y la administración de los Distritos, pueden ser de forma virtual o presencial.
Para solicitar este servicio el representante legal de la Asociación debe enviar solicitud al correo electrónico correspondencia@adr.gov.co con la siguiente información:
- Nombre completo del Distrito
- Nombre Asociación de Usuarios
- Departamento ubicación
- Municipio ubicación
- Tipo servicio requerido: capacitación (grupo menor a 10 personas) o Taller (grupo mayor a 10 personas)
- Tema en el cual necesita capacitación
- Datos de contacto (nombre contacto, dirección, celular y correo electrónico)
El servicio de acompañamiento corresponde a asesoría brindada de forma presencial, virtual o telefónica sobre temas particulares y puntuales que necesite la Asociación de Usuarios sobre la prestación del servicio y la administración de los Distritos.
Para solicitar este servicio de acompañamiento (asesoría) de forma presencial puede dirigirse a una de las sedes de las Unidades Técnicas Territoriales (Consultar aquí) o la Sede Central de la Agencia en la ciudad de Bogotá D.C en la Calle 43 No 57-41 Piso 1 CAN.
Si requiere asesoría telefónica puede comunicarse al teléfono 6017482227
Si requiere asesoría virtual (a través de teleconferencia) puede solicitarla al correo electrónico correspondencia@adr.gov.co con la siguiente información:
- Nombre completo del Distrito
- Nombre Asociación de Usuarios
- Departamento ubicación
- Municipio ubicación
- Fecha propuesta para teleconferencia (debe ser mayor a 3 días hábiles contados a partir del día siguiente al envío de la solicitud)
- Hora propuesta para teleconferencia
- Tema en el cual necesita asesoría
- Datos de contacto (nombre contacto, dirección, celular y correo electrónico)
La Agencia se comunicará a los datos de contacto y le informará el medio por el cual se hará la teleconferencia, la fecha y hora asignada.
