Por: Natalia Torres, periodista de la Oficina de Comunicaciones

En nuestros recorridos por las áreas de la ADR, conversamos con Yalenis Agámez, directora de Gestión Documental, para que nos cuente qué es lo que hacen en este equipo y cómo los colaboradores y colaboradoras de la Agencia nos podemos apoyar en la dirección que maneja la gestión de archivos de la entidad.

Yalenis es técnica archivista del SENA y después se profesionalizó en Ciencias de la Información y Archivística en la Universidad del Quindío. “Estudié 5 semestres de comunicación social, pero tuve que realizar algunos cambios por temas personales y la vida me trajo al mundo de los archivos”. Para completar su formación, se especializó en Gerencia de Procesos y Gestión de Calidad en la Universidad EAN y culminó una maestría en Gestión de la Información Documental en la Universidad de la Salle.

“Mi profesión me brinda ese rigor técnico y normativo, el cual debo aplicar en el ámbito institucional de la Agencia, pero el liderazgo me permite aportar en la transformación de la cultura archivística al interior de la entidad. Compagino ambos aspectos enfocándome los esfuerzos en mejora del proceso y que podamos dar respuesta a los cambios que se suscitan por la incorporación de nuevas tecnologías”, cuenta Yalenis.

Respecto a la misión de su área, Yalenis explica que “nuestra función principal es garantizar que la información de la entidad sea accesible, y se mantenga íntegra y auténtica desde que se produce hasta su disposición final. No solo guardamos documentos; estamos llamados a administrar todo el ciclo de los documentos. Trabajamos para que los colaboradores y colaboradoras tenga los insumos documentales necesarios para desarrollar sus tareas, facilitando la toma de decisiones y asegurando que la memoria de la Agencia de Desarrollo Rural no se pierda con el tiempo o es lo que debería ser”.

Hablamos también sobre cómo se llevan a cabo los procesos en Gestión Documental:

“Nuestros procesos inician con la recepción de las comunicaciones que ingresan a la entidad, las cuales requieren un control y trazabilidad. Esta labor la realizamos tanto en nuestra sede central como en las Unidades Técnicas Territoriales. De igual forma, apoyamos y asesoramos a las dependencias en la creación de documentos conforme a los parámetros normativos e internos, y el proceso de organización y transferencias de sus documentos, siguiendo los lineamientos respectivos. Nos encargamos de que cada documento llegue a su destino final o a las áreas competentes de sus trámites”.

Después de que se cumple el trámite inicial del documento, el área de Gestión Documental realiza “el acompañamiento técnico o asistencia para que las dependencias puedan realizar sus procesos de la normativa vigente, procurando que esta pueda ser accesible a todos nuestros usuarios internos y externos”, señala la profesional.

En Gestión Documental también se implementan estrategias “para que los documentos físicos y electrónicos puedan mantenerse en el tiempo. De esto se desprenden las consultas y préstamos de los archivos documentales para la consulta en general, entre otros servicios. Sin una gestión documental robusta, no hay memoria histórica ni seguridad jurídica para nuestros usuarios”.

Yalenis destaca que la gestión documental es un motor fundamental para el logro de la misionalidad de la ADR: “mi rol es ser un facilitador para traducir ese marco normativo y estándares técnicos en procesos sencillos que puedan generar valor. En una entidad como la nuestra, la gestión documental es la columna vertebral de la transparencia y la rendición de cuentas. Cada documento es la evidencia de nuestra gestión ante la ciudadanía y los entes de control. Un proceso bien documentado reduce tiempos en cuanto a consultas y búsquedas de información, optimiza recursos y garantiza la continuidad del servicio público”.

Por último, esta especialista en Ciencias de la Información hace una invitación a todas las personas que trabajamos en la ADR, para acercarnos a Gestión Documental:

“Quiero invitar a todos los equipos de la Agencia a que vean en el proceso de Gestión Documental un aliado estratégico, no solo a un área de trámites y normas complejas y aburridas para cumplir. Nuestro equipo está para apoyarlos en:

• Asesoría en organización de archivos bajo su responsabilidad.

• Gestión de sus comunicaciones oficiales para que puedan ser tramitadas de manera oportuna hasta su cierre.

• Consultas y préstamos de documentos.

• Capacitación y socialización de buenas prácticas para producción y conservación de sus documentos físicos y digitales.

Los esperamos en nuestra oficina para contribuir todos con una Agencia organizada que asegure la memoria institucional del campo colombiano”.