En la Agencia de Desarrollo Rural, cada documento que se produce o se recibe es parte de la memoria institucional y representa una evidencia de la gestión diaria. Por ello, la gestión documental no es solo una responsabilidad administrativa, sino una práctica fundamental para garantizar la organización, conservación, disponibilidad y trazabilidad de la información.

ORFEO, la herramienta que fortalece la memoria institucional

Para apoyar este propósito, la Entidad cuenta con el Gestor Documental ORFEO, una herramienta que permite administrar las comunicaciones oficiales, gestionar expedientes, realizar radicaciones y mantener un control adecuado de los documentos durante todo su ciclo de vida. Este aplicativo facilita la automatización de los procesos documentales, fortalece la trazabilidad de la información y contribuye al cumplimiento de los lineamientos archivísticos y normativos vigentes.

Su uso adecuado permite que los documentos se encuentren correctamente clasificados, asociados a los expedientes correspondientes y disponibles cuando sean requeridos. Asimismo, fortalece la seguridad, integridad y trazabilidad de la información institucional.

Cada colaborador juega un papel importante en este proceso:

• Radicando correctamente las comunicaciones.
• Asociando los documentos a los expedientes correspondientes.
• Aplicando adecuadamente las Tablas de Retención Documental.
• Manteniendo actualizada la información documental.

“Organizar, conservar y recuperar la información fortalece la gestión institucional, mejora la atención al ciudadano y garantiza la transparencia de nuestras actuaciones.